В своих видеоуроках я часто говорю о том, что базу 1С нужно обязательно подготовить к закрытию периода и составлению отчетности. И один из важных пунктов такой подготовки – это контроль отрицательных остатков товаров, материалов и готовой продукции. Какими отчетами нужно воспользоваться, чтобы проверить состояние счетов учета ТМЦ в 1С: Бухгалтерии? Давайте рассмотрим некоторые из них.
1. Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
Многие бухгалтеры, привыкли работать с оборотно-сальдовой ведомостью по счету. Этот отчет, действительно, можно использовать для контроля остатков ТМЦ, только нужно убедиться, что в настройках установлено отображение количественных показателей.Нажимаем кнопку «Показать настройки», переходим на вкладку «Показатели».
Затем внимательно просматриваем отчет и анализируем обнаруженные ошибки
Оборотно-сальдовая ведомость удобна тем,что позволяет оценить не только наличие отрицательных количественных остатков, но и обнаружить другие проблемные ситуации:
- количественный остаток ТМЦ без суммы;
- суммовой остаток без количества;
- отрицательный суммовой остаток.
Однако, если в учете задействовано большое количество номенклатурных позиций, то такая проверка может быть достаточно трудоемкой. К тому же, ОСВ придется формировать для каждого счета учета отдельно (10, 41, 43), что тоже несколько усложняет процесс работы.
2. Отчет "Контроль отрицательных остатков"
В конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 предусмотрен отчет, который идеально подходит для контроля отрицательных количественных остатков ТМЦ. Расположен отчет на вкладке «Склад».Указываем период, организацию и формируем отчет.
В отчет попадают только те номенклатурные позиции, по которым обнаружен отрицательный количественный остаток. Большим плюсом является то, что анализируются данные по всем счетам учета ТМЦ. Работать с отчетом, на мой взгляд, удобнее, чем с ОСВ.
Но есть и минус – отчет позволяет контролировать только отрицательные количественные остатки, оставляя за кадром другие проблемы, которые позволяет обнаружить ОСВ.
3. Отчет «Анализ субконто»
Об этом отчете я рассказывала уже не один раз. Анализ субконто - один из моих любимых отчетов, который позволяет не только обнаружить ошибки, но и во многих ситуациях понять их причины.Переходим в раздел «Отчеты» - «Анализ субконто».
Выбираем субконто «Номенклатура», проверяем, чтобы в настройках отчета было включено отображение количественных показателей.
Анализ субконто хорош тем, что позволяет получить информацию о движении ТМЦ по всем счетам учета. Например, отследить ситуации, когда товар поступил на один счет учета, а был реализован – с другого.
Однако при большом количестве номенклатуры анализировать данные может быть сложно.
Подробнее о работе с данным отчетом я рассказывала в видеоуроке Как работать с отчетом "Анализ субконто" в 1С - ВИДЕО .
Таким образом, у каждого из рассмотренных отчетов есть свои плюсы и минусы. В работе я бы рекомендовала их комбинировать:
- найти грубые ошибки отчетом «Контроль отрицательных остатков»;
- затем просмотреть ОСВ по всем счетам учета ТМЦ;
- для выявления причин некорректного сальдо воспользоваться отчетом «Анализ субконто».
Интересные примеры, связанные с поиском и исправлением ошибок при учете ТМЦ, я также разбирала в двух полезных видео:
Есть два вида ситуации в которой необходима настройка контроля остатков.
Первая ситуация. Иногда бухгалтерам приходится сталкиваться с проблемой невозможности списания материалов или товаров в программе 1С 8.3 из-за отсутствия их в учете, хотя фактически они есть в наличии. И бухгалтеру необходимо срочно оформить документы отгрузки материалов либо товаров:
Такая ситуация возможна, если организация только начала учёт в 1С 8.3 или данные заносятся в программу несвоевременно.
Вторая ситуация, когда бухгалтер списывает материалы, которых нет в наличии на складе. А бухгалтер оформляет документы отгрузки, что не очень хорошо складывается на репутации компании.
Настройка контроля остатков
В программе 1С 8.3 Бухгалтерии есть настройка контроля остатков. И при создании базы в настройках по умолчанию разрешено списывать товары, которые по данным учёта в программе отсутствуют.
Контролируются остатки в разрезе конкретной организации и склада во всех типах документов: реализация, требование-накладная, перемещения и т.д, где участвуют счета с аналитикой Склад.
Важно! Для того чтобы контролировалось остатки на уровне склада, в 1С 8.3 необходимо установить аналитику по складам в счетах учёта товаров либо материалов.
Таким образом:
- Для первой ситуации необходимо установить галочку и ввести все остатки по материалам в базу. И желательно после этого своевременно заносить поступление товаров и материалов.
- Для второй ситуации, необходимо убрать галочку для запрета списания отсутствующего товара (материалов).
Как отключить контроль остатков в 1С 8.3
Для снятия запрета проведения документов с отсутствующими товарами необходимо в настройках программы 1С 8.3 в разделе Администрирование – далее Настройки проведения документов:
установить галочку Разрешается списание запасов при отсутствии остатков по данным учёта:
Контроль остатков в разрезе складов
Для предотвращения отрицательных остатков по складам задаём аналитику По складам. Включить аналитику по складам можно в настройках учёта: раздел Администрирование – далее Параметры учёта. Выбираем Настройка плана счетов и в учёте запасов нажимаем на По номенклатуре и складам (по количеству) :
В новом окне устанавливаем флаг По складам (местам хранения) . Данная галочка и будет влиять на контроль остатков в разрезе складов:
- Если галочка убрана – контроль остатков осуществляется в разрезе организаций;
- Если галочка установлена – в разрезе организации и конкретного склада:
Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3
Если нет возможности убрать галочку или есть причины вести учёт с отрицательными остатками, в 1С 8.3 Бухгалтерия реализован отчёт, который позволяет контролировать отрицательные остатки.
Отчёт Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3 находится в разделе Склады – далее Контроль отрицательных остатков:
Отчёт можно сформировать за определённый период с детализацией по документам, складам, номенклатуре и другим объектам учёта. А также вывести данные по определённому складу или номенклатуре используя отбор:
Важно! Отчёт Контроль отрицательных остатков показывает отрицательные остатки только за указанный период. Если были документы списания ранее начала отчёта, то отрицательные остатки по ним не попадут в отчёт.
Для изменения настроек отчёта необходимо воспользоваться командой Показать настройки. Перемещаясь по вкладкам настроек Группировка, Отбор, Дополнительные поля можно придать отчёту необходимый вид:
На сайте можно ознакомиться по конфигурации 1C Бухгалтерия 8.3.
Подробнее о настройке программы 1С 8.2 (8.3) Запрет списания запасов при отсутствии остатков , каким образом она влияет на финансовые результаты смотрите в следующем видео:
Поставьте вашу оценку этой статье:
Данный отчет помогает в любой момент времени получить сводную или детальную информацию об отрицательных остатках на 41 счете. Результат работы отчета выводится с детализацией по умолчанию (см. рис.1)
Т.к. отчет полностью написан с использованием схемы компоновки данных, то пользователю не составит труда изменить разрезы отчета из пользовательского режима (см. рис.2)
Внешний отчет предназначен для конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0» и « редакция 3.0 (КОРП)» , работающей на платформе версии 8.2 в режиме «УПРАВЛЯЕМОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ».
Срок действия бесплатной поддержки: 1 месяц.
Причины купить
Отрицательные остатки - всегда являются головной болью любого бухгалтера. Отрицательные остатки по 41 счету вдвойне усугубляют данную ситуацию. Данный отчет быстро и наглядно показывает всю "красноту" по 41 счету в удобной и наглядной форме. Причем л юбой отрицательный остаток по 41 счету, может быть расшифрован при помощи отчетов «Анализ субконто» и «Карточка счета». При этом, комбинируя использованиях данных отчетов возможно опуститься прямо до уровня документов-регистраторов, вызвавших движения товара. Для этого достаточно кликнуть по требуемой цифре в отчете и выбрать отчет для расшифровки.
По многочисленным пожеланиям пользователей, создана отдельная версия отчета «Контроль отрицательных остатков по счетам ТМЦ», в которой добавлена возможность контроля отрицательных остатков, не только по 41 счету, но и другим основным счетам движения ТМЦ:
Счет 07 Оборудование к установке
- Счет 08.04 Приобретение объектов основных средств
- Счет 10 весь, кроме 10.07 (Материалы, переданные в переработку на сторону)
- Счет 21 Полуфабрикаты собственного производства
- Счет 41 весь, кроме 41.12 (Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости))
- Счет 42.01 Торговая наценка в автоматизированных торговых точках
- Счет 43 Готовая продукция
Также, вспомним, что отрицательные остатки могут возникать не только по счетам движения ТМЦ, но и по счету ГТД. Если у вас существует потребность в контроле и этого счета тоже, рекомендуем вам ознакомиться с внешним отчетом
Достоинства
- Подключение через механизм внешних обработок и отчетов. Это позволяет использовать отчет, не внося никаких изменений в типовую конфигурацию. Также возможно и стандартное открытие отчета через «Файл» - > «Открыть».
- Возможность настройки отчета "под себя" из пользовательского режима.
Гарантия возврата денег
ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Отрицательные остатки в 1С - это минусовое конечное сальдо на счетах учета ТМЦ. Такие остатки означают, что списание товаров, материалов и продукции было проведено без наличия достаточного количества запасов на складе. Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 позволяет управлять возможностью отгрузки без наличия ТМЦ на складе.
В повседневной работе бухгалтеру часто нужно отгрузить товар, даже если товара еще нет на складе. Проведение реализации в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 в таких случаях возможно при определенных настройках. Но имейте ввиду, в бухгалтерском учете при этом не будет списана себестоимость товаров. Для таких реализаций потребуется повторное проведение, его надо сделать после того, как товар поступит на склад и бухгалтер отразит это в учете. Здесь читайте пошаговую инструкцию про учет ТМЦ в 1С 8.3 . Далее читайте инструкцию про контроль отрицательных остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Быстрый перенос бухгалтерии в БухСофт
Шаг 1. Как отключить контроль остатков в 1С 8.3
По умолчанию программа 1С настроена так, что вы не сможете провести реализацию без наличия товара на складе. Но специальная настройка позволяет отключить в 1С контроль остатков. Для того, чтобы отключить контроль остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия зайдите в раздел «Администрирование» (1) и кликните на ссылку «Проведение документов» (2). Откроется окно настройки проведения.
В окне установите галочку напротив надписи «Разрешить списание запасов при отсутствии списания МПЗ, зачета авансов и погашения задолженности» (3). Теперь вы сможете проводить документы реализаций, даже если товара еще нет на складе.
Такая настройка действует для всех организации, по которым вы ведете учет в этой базе 1С. Нельзя по одной из организаций контроль остатков включить, а по другой выключить.
Если вы включили разрешения списания при отсутствии остатков, то при нужно контролировать, чтобы отрицательных остатков не было. Если они есть, то причины могут быть такие:
- Вы не отразили в учете поступление товара от поставщика;
- Вы отразили поступление товара от поставщика с ошибками;
- В документах реализации неправильно указан товар.
Чтобы выявить отрицательные остатки в 1С 8.3 есть специальный отчет, о нем в следующем шаге.
Шаг 2. Где посмотреть отрицательные остатки в 1С 8.3
Если разрешение списания при отсутствии остатков включено, то нужно регулярно контролировать отрицательные остатки. Особенно актуален такой контроль перед , когда нужно считать себестоимость для формирования управленческой и налоговой отчетности.
Отрицательные остатки в 1С 8.3 контролируют с помощью специального отчета – «Контроль отрицательных остатков». Чтобы его сформировать зайдите в раздел «Склад» (1) и нажмите на ссылку «Контроль отрицательных остатков» (2). Откроется окно отчета.
В окне отчета укажите вашу организацию (3) и период (4), за который вы хотите посмотреть отрицательные остатки. Далее нажмите кнопку «Сформировать» (5). Отчет будет сформирован.
В отчете указаны:
- Материальные ценности (6), по которым есть отрицательные остатки;
- Количество таких остатков (7);
- Бухгалтерский счет (8), на котором были учтены отрицательные остатки;
- Документ реализации, который проведен без наличия остатков (9);
- Начальный остаток ТМЦ (10);
- Расход ТМЦ (11) по указанной реализации.
Отрицательных остатков на конец периода по счетам ТМЦ быть не должно. В отчете сформированы показатели, которые помогут вам выявить такие ошибки.
1С - программа гибкая. При достаточном уровне прав позволяет пользователю проводить документы с товаром, которого нет в наличии. Таким образом , в программе возникают отрицательные остатки. Сказать однозначно, что этого нельзя допускать - нет, а то что это неправильно и то что это ошибка - да.
Почему пользователям иногда может понадобится проведение остатка в минус? Если у вас не ювелирный завод, в 99 % остатки товара на складе (фактические) не совпадают с остатками в программе. А это значит, что при выписке товара со склада или магазина по факту возникнут трудности с выпиской расходных документов. Программа не сможет провести операцию "в минус", если у пользователя стоит ограничение. Возникшая внештатная ситуация несомненно приведет к простою, задержке, выяснению причин и т.д. Но не каждая компания может позволить себе простой или задержку, если, к примеру это приведет к дополнительной оплате простоя наемного автотранспорта или штрафам за несвоевременную доставку товара покупателю. Если затраты от простоя значительно больше, нежели издержки от неточных оперативных остатков целесообразно разрешить пользователю проведение товара в минус. Мы хотим сказать, что политика прав и запретов в 1С не должна накладывать негативный отрицательный отпечаток в целом на бизнес-процессы компании. Важно понять разницу между вынужденными, правильными мерами ограничения и "палками в колесах". Оценку данному вопросу должны дать руководители отделов непосредственно отвечающих за бизнес-процессы и финансовые результаты компании.
Итак, рассмотрим когда наличие прав проводить товар в минус оправдано :
Издержки от несвоевременного выполнения бизнес-процесса значительно больше, чем издержки от неправильных остатков в программе
Отображение операций в программе отстает от фактического движения товара на складе. Например: принята возвратная тара от покупателей, выгружена на тарный склад и загружена кладовщиком в приехавшую машину поставщика тары. Операционисты не успевают провести операции по возра вту таре в 1С, соответственно не могут сделать расход поставщику, потому что нет остатков. В данной ситуации, либо будет простой на складе, либо тара будет отгружена не в этой поставке, что приведет к занятию дополнительных складских площадей.
На складе давно не проводилась инвентаризация, поэтому некоторые номенклатурные позиции хранятся с неправильным остатком. Пересчитать склад невозможно, так как операции с товаром осуществляются 7 дней в неделю. Соответственно остановка склада для пересчета на 1-3 дня, а соответственно остановка отгрузок товара покупателям влечет большие потери нежели незначительные неточности в товарных остатках
Когда проведение товара в минус неоправданно :
Проведение продукции в минус приведет к неисправимой цепочке дальнейших ошибок.
Товар очень дорогой. Даже продажа одной единицы товара в минус означает то что на складе или пересортица или недостача в крупных размерах. Разбирательство данной ошибки должно быть немедленным. Например, дорогая группа товаров: промышленное оборудование, автомобили, комплектующие.
Неправильный отпуск товара приведет к дальнейшей неправильной калькуляции и себестоимости.
Как возникают минусовые остатки в 1С?
Если права пользователей в программе настроены правильно отрицательных остатков возникнуть не может. К расширенным правам проведения товара в минус относятся:
Возможность редактировать документы задним числом
У пользователя в настройках дополнительных прав включена возможность проводить документы без контроля отрицательных остатков
У компании распределенная база данных 1С. При обмене данными происходит некорректное списание остатков. Тот случай, когда один и тот же товар списали в разных узлах (филиалах) информационной базы.
Внутренняя ошибка базы данных 1С
Поиск ошибок и минусовых остатков в 1С
Удобнее всего искать минуса в 1С с помощью группового перепроведения документов. При выполнении данной обработки в служебных сообщениях всплывут все минуса и недочеты.
Также еще можно воспользоваться отчетом "Ведомость по товарам на складах". Для этого ее нежно должным образом настроить. Обязательно выведите в группировку номенклатуру, а под ней документ-движение. Прокручивая ведомость вы увидите минуса по конечному остатку, примите решение что с ними делать. Обычно недостающий товар оприходуют, а вместо него что-то списывают. Делают мини-инвентаризацию, если нет возможности провести полноценную.
Нажмите по картинке, чтобы увеличить изображение
Таким образом известны основные причины минусовых остатков и способы их поиска и устранения.